Entretiens individuels et informatique RH

Si l’informatique a contribué à soulager les services ressources humaines de taches administratives lourdes  - Imagine-t-on désormais de gérer autrement la rémunération des collaborateurs ou de suivre leur temps de présence dans l’entreprise ? - Certains outils de management et de valorisation du capital humain ne bénéficient pas du même traitement, tel est souvent le cas des entretiens individuels.

La généralisation et la récurrence des entretiens individuels annuels d’évaluation contribuent à en faire un outil RH performant pour la gestion des carrières, voir pour la mise en œuvre d’un dispositif de GPEC (obligatoire dans toute les entreprises de plus de trois cent salariés depuis la loi de cohésion sociale du 18 Janvier 2005).

Mis en œuvre à l’initiative de l’employeur qui définit sa propre politique d’évaluation des collaborateurs, l’entretien annuel d’évaluation s’il n’a rien d’obligatoire, le code du travail et les conventions collectives n'évoquant pas ce sujet, n’en est pas moins devenu un rendez vous incontournable dans la majorité des entreprises.

Outil de management et de gestion des ressources humaines, l’entretien annuel reste toutefois insuffisamment exploité faute de simplification de sa mise en œuvre, d’absence de traçabilité et de structuration des supports utilisés : gérer des comptes rendus d’entretien au format papier est chronophage pour les services RH qui consacrent l’essentiel de leur temps dévolu aux campagnes d’entretien à récupérer et à compiler les informations  recueillies par les managers.

L’entretien professionnel rencontre les mêmes écueils. Rendu obligatoire depuis l’avenant du 8 juillet 2004 à l’accord national interprofessionnel (ANI) du 5 décembre 2003 pris en application de la loi du 4 mai 2004 sur la réforme de la formation continue, il constitue le cœur du principe de la formation tout au long de la vie.

Obligatoire pour tous les salariés ayant deux ans d'activité dans une entreprise, l’entretien professionnel porte sur le projet professionnel du salarié et sur les formations nécessaires pour y parvenir, il doit être conduit au minimum une fois tous les deux ans.

Cet entretien mérite mieux que d’être considéré comme un pensum, complémentaire de l’entretien annuel d’évaluation il constitue pour l’entreprise une occasion de placer le dispositif de formation individuel au centre de sa politique de formation et de valorisation des compétences.

Pour que l’entretien professionnel ne soit pas ressenti comme une contrainte par les entreprises mais au  contraire qu’il soit appréhendé dans l’intérêt partagé des collaborateurs et de l’entreprise, l’entretien professionnel de par son contenu et sa fréquence, nécessite une rationalisation et un traitement informatique adapté pour en simplifier l’exercice par les managers et collaborateurs mais également pour permettre aux services des ressources humaines de consacrer le meilleur de leur temps à la valorisation de son contenu.

La pertinence de l’informatisation des supports d’entretiens individuels concernent également les rendez vous réunissant  les collaborateurs et les services ressources humaines, par exemple  dans le cadre de projets de mobilité, ou de bilans de carrière…qui seront d’autant plus facilement gérés que les données RH recueillies lors des entretiens individuels conduit par les managers auront été tracées et structurées pour en simplifier l’exploitation

La pertinence de mettre en œuvre des supports d’entretien informatisés pour les entreprises du secteur privé trouve son pendant dans le secteur publique concerné également par la mise en œuvre des entretiens de formation, entretiens professionnels individuels, bilan de carrière, projet de mobilité.